北京中關村的一家軟件企業(yè),同時兼營一些網(wǎng)站制作及推廣業(yè)務。公司在經(jīng)營中累積了大量的債權,嚴重影響公司的運營。這些債權有這樣的特點:1、債權極為分散,債權總數(shù)只有一百多萬元,但是卻有一千多筆,最少的一百塊,最多的也只有幾萬塊;2、時間長,這是公司經(jīng)營中歷年積累下來的,大約有三分之一已經(jīng)過了兩年的訴訟時效;3、材料混亂,這些債權的形成以及相關材料很多無處查詢,沒有人很清楚的知道;4、這樣一些小的債權還在不斷產(chǎn)生;5、公司并沒有任何人具體負責這些債權的催收。
無疑那家軟件公司的債權催收將面臨巨大的困難。1、債務人公司是否存在?一些小的公司,經(jīng)營不好就不去年檢,讓公司自然消亡,公司都沒有了,自然債權也要不到了;2、公司的經(jīng)營地址和聯(lián)系方式是否發(fā)生變化?一般的公司都是租賃寫字樓辦公,一年一搬家很常見,一搬家聯(lián)系方式等全部發(fā)生變化,必須重新找到新地址所在;3、原來的經(jīng)辦人是否還在?這看起來與債權的催收并沒有關系,其實關系很密切,一般小公司沒有完善的文件保管制度,經(jīng)辦人走了,這么小的一件事情,也許移交工作時并沒有做交代,沒有人知道這件事情,那么當然不會輕易付給你錢;4、如果債權數(shù)額較大還要考慮,債務人是否有償還的經(jīng)濟能力。
如果債務人不想還錢,那么只有起訴,但是起訴的成本巨大。無論案件的大小,基本工作量是一樣的,必須捋清法律關系,整理好證據(jù)材料,去工商局查詢債務人的工商注冊材料,找到公司注冊地址和法定代表人,然后才能制作訴訟文書。起訴要去法院五次,立案一次、開庭一次、領判決書一次,申請執(zhí)行一次,領執(zhí)行款一次,如果幸運的話,可以少去幾次,當然也可能比五次要多。很多小公司被郊區(qū)的稅收優(yōu)惠政策吸引注冊在郊區(qū),但是卻在市里辦公,這樣必須要去郊區(qū)起訴,往返郊區(qū)的時間和交通成本是很高昂的。到法院起訴要交訴訟費,工商局查詢要交納查詢費,如果加上律師費,每個案件的成本可能高達一萬元,那么對于標的額在一萬以下的訴訟案件根本就沒有訴訟的意義。
根據(jù)美國商法聯(lián)盟調查數(shù)據(jù)顯示,當逾期時間為一個月時間,追帳成功率為93.7%,當逾期半年時,成功率降為57.8%,當逾期兩年左右,成功率為13.5%.美國企業(yè)的應收帳款回收期平均只有37天,而中國企業(yè)平均為100多天。美國公司追帳的成功率為60%以上,而中國企業(yè)的成功率不到20%.根據(jù)中國的國情,以及我們工作中的實務經(jīng)驗,對于這些小額的債務必須建立一套完整的催收制度才能有所保障,下面將探討這個催收制度的建立。
一、健全內部合同管理
合同管理不僅僅是保管合同原件,更需要保留好合同相關的往來傳真、備忘錄、相關人員簽署的收貨憑證等等,都要妥善保管好。很多公司是沒有合同管理的,對于一些小的合同,原件雖然在公司的專人手中,但是在執(zhí)行過程中有關材料隨意分散在業(yè)務人員手中,業(yè)務人員走了,該資料也就沒有了,合同的執(zhí)行情況也就沒有人知道了。一旦發(fā)生糾紛沒有人能完全知道事情的來龍去脈,沒有人手頭有完整的材料。
合同保管要強調責任制,在合同執(zhí)行階段,合同可以由業(yè)務人員或業(yè)務部門經(jīng)理保管,凡是和合同執(zhí)行有關的材料統(tǒng)一在第一時間交給該人保管。業(yè)務辦理完畢應當完整移交到公司專職保管人員。我們建議在移交的材料中加上一個合同執(zhí)行說明,由具體經(jīng)辦人對合同的執(zhí)行情況進行說明,將材料列個清單,可以做成格式直接填寫。
二、強化催收
中國講人情,在我們的實務工作中發(fā)現(xiàn),越是關系好,可能款項越晚兌現(xiàn)。大部分款項并不是對方?jīng)]有能力支付,而是不想支付,想想現(xiàn)金在自己公司握著多主動,而且可以生息,總比還給別人好。所以很多公司是看哪個催得急,誰急就先付給誰。而如果礙于面子,就只能等到最后了,萬一對方資金一緊張,這帳就成了陳年老帳了,所以要加強貨款催收。

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